7 valkuilen waardoor digitaliseringsprojecten mislukken

Steeds meer bedrijven zetten de stap richting digitalisering, in 2023 was dit zelfs 91%. Toch ervaart maar 54% van deze bedrijven een positieve impact (bron). Daarnaast hadden grote bedrijven last van een tekort aan deskunding personeel, terwij bij kleine bedrijven juist de hoge kosten als belemmering werd zien.

1. Geen kennis van digitalisering

Veel bedrijven beginnen zomaar met digitaliseren omdat ze "mee moeten" met de tijd. Zonder enige kennis gaan ze hun processen digitaliseren en daarmee hun werkwijzen veranderen om aan te sluiten bij de applicaties die ze gaan gebruiken. Dit gaat niet ten goede van je bedrijf en kan de groei en omzet van je bedrijf sterk terughouden

Maak het inzichtelijk

Er zijn een aantal manieren hoe je de benodigde kennis kan vergaren. Je kan jezelf gaan inlezen of informatie video's kijken, je kan nieuwe werknemers aannemen die verantwoordelijk gaan zijn voor het digitaliseringstraject, of je kan dit uitbesteden aan een bedrijf dat hier in is gespecialiseerd. De eerste optie is helemaal niet gek om zo een algemene kennis te krijgen over digitalisering, ook kan je met andere ondernemers sparren om zo een goed beeld te krijgen.

Het aannemen van werknemers betekent dat je zelf tot op een zekere hoogte ook kennis moeten hebben. Deze werknemers kunnen veel voor je doen maar uiteindelijk weet jij als de beste hoe je bedrijf in elkaar steekt en de richting die je op wilt. Daarom ben jij als verantwoordelijke ook heel erg betrokken in dit proces en zal je kennisniveau best hoog moeten zijn.

Uitbesteding aan een bedrijf dat hierin is gespecialiseerd is de beste optie als je zelf zo min mogelijk wilt bezig houden met alle technische dingen. Je wordt natuurlijk wel gewoon betrokken bij het uitdenken van de oplossingen en optimalisaties maar je hoeft niet over de technische aspecten na te denken. Een externe partij kan ook met hele andere inzichten en ervaringen komen die jouw bedrijf kunnen helpen op manieren die je misschien zelf nog niet doorhad.

2. Onduidelijke doelstellingen en strategie

Voor een meetbaar resultaat zullen er duidelijke doelen gesteld moeten worden. Zeker bij digitalisering is dit van uiterst belang, want waarom zou je digitaliseren als het niks gaat opleveren? Helaas kun je niet overal een concreet doel stellen omdat sommige dingen niet 100% meetbaar zijn. Denk hierbij aan hoe je werknemers zich voelen door bijvoorbeeld een makkelijker werkwijze of de lange termijn impact op je bedrijf.

Welk probleem lossen we op

Een succesvolle digitalisering begint altijd met de vraag: "welke problemen hebben we en hoe kan digitalisering hier aan bijdragen?". De eerste vraag is vaak makkelijker te beantwoorden dan de laatste vraag. Jij kent namelijk je bedrijf als geen ander en weet ook wat voor problemen het ervaart. Maar het kan ook zijn dat je helemaal geen antwoord op die vraag kunt geven. Dit komt vaak omdat jij je bedrijfsuitvoering maar vanuit één richting bekijkt. Dan is het verstandig om deze vraag samen met een deskundig bedrijf of persoon te beantwoorden. Dit geldt ook voor de laatste vraag.

Als klein bedrijf wil je zo veel mogelijk zelf doen, en tot een zekere mate kun je ook prima digitaliseren met standaard software. Als (middel)groot bedrijf loop je veel vaker tegen limieten aan in standaard software en wil je niet dat je bedrijfsprocessen gevormd worden door de software maar eigenlijk wil je dat de software gevormd wordt naar de bedrijfsprocessen. Dan is de beste oplossing om in contact te komen met een partij die samen met jou naar de problemen kijkt en de digitalisering mogelijkheden in kaart brengt.

Meetbare doelen

Een duidelijk probleem en mogelijke oplossing zegt nog niet heel veel. Hoe weet je nou of deze oplossing ook daadwerkelijk heeft bijgedragen en het probleem heeft verholpen? Daarvoor zijn meetbare doelen nodig. Naast het uitzoeken van het probleem en de digitale oplossing moet je ook een concreet doel stellen. "Efficiënter werken" is te vaag, maar 30% tijdsbesparing in het facturatieproces" geeft concreet aan wat er bereikt gaat worden. Daarvoor is het wel belangrijk dat er vooraf een goed overzicht is van dat proces. Je wilt statistieken hebben waarmee je over een aantal maanden mee kan vergelijken om zo tot een conclusie te komen.

3. Gebrek aan focus en overeenstemming

Digitalisering is een grote verandering en heeft daarom ook een grote focus nodig. Dat vergt energie en toewijding van iedereen binnen het bedrijf maar het belangrijkste is dat er een duidelijke transitie periode is. In deze periode is het thema de digitalisering en moet je vanuit alle kanten aandacht eraan besteden. Hoelang deze periode duurt ligt vooral aan de omvang van het bedrijf en hoeveel er gedigitaliseerd wordt.

Transitie periode

In punt 3 kijken we naar de weerstand die er kan zijn bij werknemers en wat je er aan kan doen. Omdat het kan voorkomen dat werknemers helemaal niet meegaan in de digitalisering of maar een stukje, zul je dit ook goed moeten bijhouden in deze transitie periode. De transitie periode is er om te zorgen dat iedereen alles begrijpt maar er ook mee gaat werken. Eventuele vragen of errors worden dan snel opgevangen en afgehandeld waardoor na deze periode duidelijkheid is en iedereen werkt op de nieuwe werkwijze.

Blijf ook niet eindeloos in deze periode. Deze periode is er zodat je geen jaren last heb van een digitalisering die net niet lekker is gegaan. Het is daarom ook de bedoeling dat dit een korte periode is met een snel tempo.

4. Weerstand binnen het bedrijf

In 2023 gaf 39% van de bedrijven aan dat een culturele weerstand van medewerkers de oorzaak is van een gefaald digitaliseringstraject (bron). Eigenlijk is dat ook helemaal niet vreemd, aangezien wij mensen niet zo van verandering houden. Deze weerstand tegen verandering komt voornamelijk door de angst voor het onbekende, en die wordt versterkt doordat er geen of weinig ondersteuning komt vanuit management (punt 4).

Duidelijkheid en geruststelling is belangrijk

Zelfs met duidelijke voordelen verzetten medewerkers zich nog steeds tegen veranderingen, dit betekent niet dat je die voordelen dan maar achterwege moet laten. Communiceer altijd duidelijk met je werknemers wat de verandering hen oplevert. Dit kan ze motiveren om de verandering te omarmen.

Daarnaast wil je het zo makkelijk mogelijk maken om over de verandering in gebruik te nemen. Dit kan je doen door een langzame migratie waarbij het van groot belang is dat je je personeel ondersteunt. Voor hen kan het lijken alsof ze een grote berg moeten beklimmen en het is jouw taak om deze berg zo klein mogelijk te maken.

5. Weinig of geen ondersteuning

Je kan niet software gaan gebruiken en je werknemers het zelf uit laten zoeken. Ook management moet goed uitgelegd worden wat er bereikt gaat worden door het gebruik van de software. Daarom moet ook management duidelijk inzicht hebben in wat het gaat opleveren en zeker wat het hun gaat opleveren. Vaak is dit niet moeilijk uit te leggen omdat digitalisering bijna alleen maar voordelen heeft.

Help en motiveer werknemers

Iedereen kan er wel mee instemmen dat duidelijke instructies prettig zijn, aangezien de meeste mensen er niet van houden om zelf dingen uit te zoeken. Daarom is het een goed idee om duidelijke instructies/documentatie te hebben waar werknemers terecht kunnen. Wat nog beter werkt is om een persoon of personen aan te stellen waar werknemers terecht kunnen met vragen en niet oneindig moeten wachten op antwoord.

Deze personen kunnen ook elke werknemer persoonlijk helpen met het transitioneren naar de digitale oplossing. Dit kost in het begin tijd maar dit doet zoveel, eventueel zou dit ook via een video kunnen zijn hoewel je werknemers zich dan minder gehoord voelen. Daarnaast moet je werknemers ook motiveren. Wat iemand motiveert verschilt per persoon en dat zal je ook per persoon moeten afstemmen.

6. De klant vergeten

Het kan voorkomen dat de focus teveel ligt op interne processen waardoor de klant vaak wordt vergeten. De klant heeft natuurlijk niet met alle processen te maken maar de processen waar ze wel mee te maken hebben, denk aan communicatie bijvoorbeeld, zul je niet uit het oog moeten verliezen. Het sturen van emails wordt vaak als digitalisering gezien terwijl dit niet altijd de beste optie is. Ergens inloggen om de status van je bestelling te zien heeft meer waarde dan alleen maar emails krijgen. Uiteraard kan je deze twee ook combineren.

7. Niet serieus nemen

Dan zijn we bij de laatste valkuil gekomen, maar misschien juist wel de belangrijkste. Digitaliseren doe je om je bedrijf te helpen groeien, niet omdat andere mensen zeggen dat je dat moet doen. Het is van uiterst belang dat je dit serieus neemt en niet zomaar tussendoor laat doen. Een probleem dat vaak gebeurt is het digitaliseren van één onderdeel van het bedrijf terwijl de rest achterblijft. Dit is op zich te doen als het onderdeel een duidelijk afgesneden proces is en op zich zelf kan staan, maar zodra het op één of andere manier interactie heeft met je andere processen gaat het fout.

Natuurlijk kan je beginnen met één onderdeel maar doe dat niet zonder duidelijke (toekomst) strategie en/of doel. Digitaliseren doe je niet "zomaar even snel", dan val je in de 50% waarbij digitalisering mislukt. Het is belangrijk dat je met een serieuze blik nadenkt over wat voor digitalisering mogelijkheden er zijn. Alleen dan behaal je optimaal resultaat als bedrijf.

Hoe je digitalisering kunt laten slagen

Digitalisering is meer dan processen omzetten naar digitale oplossingen. Het vereist een serieuze doordachte aanpak, duidelijke doelstellingen maar ook volledige betrokkenheid van het hele bedrijf. Je leert van je eigen fouten maar ook van fouten van anderen, vandaar deze 7 valkuilen.

Behandel het niet als een kleine stap, maar als een integrale zet in je bedrijfvoering en ga er met een serieuze insteek mee aan de slag. Vergaar kennis, betrek je medewerkers, stel meetbare doelen en vergeet vooral je klanten niet. Met de juiste voorbereiding, ondersteuning en focus kan jouw bedrijf bij de succesvolle 54% horen.